Servizio 3 – Segreteria Generale

Responsabile Settore Dott. Barcellona Vincenzo
Responsabile del Servizio  
Personale  
Indirizzo Corso Umberto, 231
Orari al pubblico Da lunedì a venerdì ore ___ martedì

 

  • responsabilità e supervisione della transizione digitale;
  • coordinamento delle attività degli uscieri e di portierato del settore;
  • gestione del centralino;
  • responsabilità dell’Archivio;

Ufficio deliberazioni

  • supporto operativo agli Organi Istituzionali;
  • tenuta dei registri delle determinazioni e ordinanze sindacali;
  • fascicolazione delle deliberazioni del Consiglio e della Giunta, delle determinazioni dirigenziali, delle ordinanze sindacali e relativa trasmissione agli Uffici competenti;
  • tenuta degli Albi costituiti per legge e regolamenti;
  • collaborazione ed assistenza al Segretario Generale per tutte le funzioni demandate dalla legge e dai regolamenti;
  • collaborazione e supporto al Segretario Generale nell’esercizio del potere sostitutivo ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’art. 2 della Legge 241/1990 e ss.mm.ii., recepito in Sicilia con L. R. 10/91 e ss.mm.ii.;
  • tenuta del Registro di accesso agli atti;
  • ricerca di pratiche su richiesta dei servizi interni o di cittadini;
  • tenuta registro incarichi a professionisti;
  • pubblicazione degli atti;
  • gestione dell’Albo Pretorio on line;
  • autenticazione delle sottoscrizioni e delle copie di competenza del settore;
  • rilascio copie atti detenuti in originale;
  • verifica autocertificazioni presentate a tutti i settori dell’Ente;
  • dichiarazioni patrimoniali Sindaco, Assessori e Consiglieri;
  • gestione centralino e linee telefoniche dell’Ente;

Ufficio protocollo

  • classificazione, protocollazione ed archiviazione corrispondenza in entrata ed uscita;
  • tenuta registro di protocollo;
  • prelievo e smistamento agli Uffici interessati della posta in arrivo e spedizione della posta in partenza;
  • ricerca di atti in uscita e in entrata su richiesta dei settori dell’Ente o degli Amministratori;

Ufficio notifiche

  • notifica degli atti;
  • deposito di atti giudiziari non notificati e loro consegna agli interessati;

Ufficio relazioni con il pubblico e SGATE

  • rapporti tra cittadini (singoli e associati) e Ente pubblico;
  • orientamento al cittadino sui servizi dell’Ente e sugli uffici preposti all’erogazione;
  • segnalazioni disservizi;
  • garanzia diritto d’accesso civico e tenuta registro;
  • servizio all’utenza per i diritti di partecipazione previsti dal capo III della legge n. 241/90 e succ. modifiche;
  • informazione all’utenza sugli atti e sullo stato dei procedimenti.
  • Sgate (sistema di gestione delle agevolazioni sulle tariffe acqua, luce e gas).

Segreteria di Presidenza del Consiglio Comunale

  • coordinamento ed assistenza a tutte le attività di supporto al Presidente del Consiglio Comunale, ai Gruppi Consiliari ed alle Commissioni Consiliari per il regolare svolgimento del loro mandato (Segreteria, ricerche, studio, etc.).
  • cura dei rapporti con l’Amministrazione;
  • predisposizione degli ordini del giorno e convocazione delle sedute del Consiglio;
  • verbalizzazione delle sedute delle Commissioni;
  • supporto all’attività di verbalizzazione delle sedute di Consiglio Comunale;
  • predisposizione indennità Presidente e Consiglieri e rimborsi ai datori di lavoro;
  • gestione degli incontri e degli appuntamenti;
  • elaborazione di documenti a contenuto politico di competenza del Consiglio;
  • gestione Consiglio e Commissioni Consiliari;
  • gestione anagrafe degli eletti;
  • gestione centralino e linee telefoniche dell’Ente;
  • tenuta anagrafe patrimoniale consiglieri e cura regolare pubblicazione degli atti;

Ufficio fabbisogno del personale e concorsi

  • studio ed esame di nuove forme di reclutamento del personale in relazione alle esigenze dell’Ente e con particolare riferimento ai profili professionali ed alle nuove caratteristiche professionali richieste;
  • regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi;
  • programma annuale e triennale del fabbisogno del personale;
  • studio ed analisi costante del fabbisogno di risorse umane;
  • predisposizione di piani per la formazione, l’aggiornamento e la riqualificazione del personale;
  • gestione dinamica della dotazione organica: aggiornamenti periodici, esame dei posti vacanti o in soprannumero, definizione del profili professionali, gestione della mobilità contrattuale o extracontrattuale;
  • studio e realizzazione di modifiche nella ripartizione dei compiti e dei carichi di lavoro e nell’organizzazione interna, allo scopo di migliorare l’impiego dei mezzi umani a disposizione, eventualmente con l’introduzione di nuove tecnologie;
  • analisi e valutazione delle procedure ed interventi per una loro semplificazione e razionalizzazione;
  • cura delle procedure concorsuali e dei relativi adempimenti, ivi compresa l’assistenza alle operazioni della Commissione giudicatrice e la verbalizzazione delle medesime;
  • gestione concorsi del personale, stipula contratti individuali di lavoro;
  • incarichi dirigenziali;
  • inserimento degli assunti;
  • individuazione delle esigenze di organizzazione dell’Ente;
  • formulazione proposte di modifica della struttura organizzativa;
  • istruttoria, cura ed esecuzione dei provvedimenti disciplinari.

Information Technology

  • progettazione, sviluppo e gestione del sistema informativo dell’Ente;
  • informatizzazione e transizione digitale;
  • coordinamento e controllo della rete di comunicazione e dei dispositivi centrali e locali;
  • elaborazione dei dati e loro protezione;
  • gestione del sito istituzionale e delle news riguardanti l’attività dell’Ente;
  • coordinamento e riorganizzazione dei flussi informativi;
  • rapporti amministrativo-contabili con i fornitori per le attività liquidatorie e certificative;
  • cura relazioni con l’ufficio stampa ed il portavoce del Sindaco;
  • gestione delle procedure in uso e loro manutenzione;
  • controllo e aggiornamento della documentazione tecnica e documentazione per l’utente;
  • parere su iniziative e interventi connessi al servizi di automazione;
  • sviluppo e gestione della base informativa e delle pagine web sul server internet (trattamento
    delle basi dati ipertestuali, sviluppo di progetti grafici ed editoriali);
  • partecipazioni, studi e progettazioni di sistemi in collaborazioni con altri Enti e Amministrazioni in attuazione di disposizioni, indirizzi e normative;
  • informazione e studio in ordine a nuove tecnologie e strumenti di automazione;
  • analisi e programmazione autonoma;
  • studi e ricerche, nel campo dell’informatica, in ordine all’evoluzione dei sistemi, alle metodologie ed alla strumentazione tecnica, attinenti all’elaborazione dei dati.

Ufficio Transizione digitale

  • attuazione art. 17 d.lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione digitale);
  • processi di riorganizzazione finalizzati alla realizzazione di un’amministrazione digitale;
  • pianificazione e coordinamento degli acquisti di soluzioni e sistemi informatici e telematici specifici per l’attuazione dell’agenda digitale;
  • supporto operativo al Responsabile della transizione digitale;
  • costituzione tavoli di coordinamento per singole attività o adempimenti (pagamenti informatici, SPID, gestione documentale, apertura e pubblicazione dati, accessibilità);
  • relazione e interscambio di valutazioni, analisi e dati con l’Information Technology;
  • adozione di opportuni provvedimenti di raccordo con le altre figure coinvolte nel processo di digitalizzazione della pubblica amministrazione;
  • predisposizione, di concerto con l’Information Technology, del Piano triennale per l’informatica dell’Ente, secondo forme e modalità stabilite dall’Agenda digitale;
  • predisposizione della relazione annuale sull’attività svolta.

Archivio

  • gestione e conservazione dei documenti comunali, secondo la normativa vigente;
  • supporto all’attività amministrativa e servizio pubblico di accesso alla documentazione;
  • organizzazione funzionale in: archivio corrente (in corso di istruttoria, verso i quali sussiste un interesse attuale); archivio di deposito (procedimenti amministrativi conclusi); archivio storico (documenti relativi ad affari esauriti da oltre 40 anni);
  • future acquisizioni di materiale archivistico dell’’Amministrazione comunale;
  • ogni azione amministrativa comportante la produzione, tenuta e conservazione dei documenti d’archivio di ogni ufficio, fatta salva la gestione documentale di ogni ufficio durante lo svolgimento della propria attività.

 

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